1.1 Vážená klientko, vážený kliente,
cílem předkládaného dokumentu je Vás v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů č. 2016/679 (dále jen „nařízení“), informovat o tom, jak společnost Broker Consulting, a.s. (dále jen „BC“) zpracovává osobní údaje svých klientů.
Řádné zpracování osobních údajů je pro naši společnost mimořádně důležité a jejich ochrana je pro nás naprostou samozřejmostí. Proto bychom Vás chtěli ujistit, že ve finanční skupině Broker Consulting respektujeme a ctíme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:
Informace obsažené v tomto dokumentu se použijí zejména na klienty BC a v přiměřeném rozsahu rovněž na klienty potenciální či budoucí (tj. osoby, se kterými doposud nebyla navázána spolupráce), jakož i na klienty bývalé. Vedle toho se mohou informace zde obsažené uplatit též na zpracování osobních údajů dalších osob, souvisí-li zpracování jejich osobních údajů se vztahem mezi BC a klientem.
2.1 Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je BC, tj. Broker Consulting, a.s., se sídlem Plzeň, Jiráskovo náměstí 2, PSČ 326 00, IČO: 25221736, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Plzni, spisová značka B 1121. Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů, jak je popsáno v tomto dokumentu.
2.2 Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Pro zajištění souladu zpracování osobních údajů klientů jmenoval BC pověřence pro ochranu osobních údajů – Mgr. Michaela Hejsková. Pověřenec plní povinnosti stanovené nařízením a dalšími právními předpisy, zejména poskytuje BC, zaměstnancům BC a spolupracovníkům BC, kteří přicházejí do kontaktu s osobními údaji a podílejí se na zpracování osobních údajů, poradenství o jejich povinnostech, monitoruje soulad zpracování s nařízením a dalšími předpisy, poskytuje poradenství na vyžádání a plní další povinnosti stanovené nařízením. Na pověřence se můžete obracet například v případě, že máte pochybnosti o zákonnosti zpracování osobních údajů či jejich správnosti, a to písemně na e-mailovou adresu dpo@bcas.cz nebo korespondenčně na adresu Plzeň, Jiráskovo nám. 2, PSČ 326 00.
BC zpracovává osobní údaje svých klientů pro níže uvedené účely:
3.1 Poskytování služeb: BC zpracovává osobní údaje klientů zejména v souvislosti s výkonem své podnikatelské činnosti při poskytování služeb finančního a realitního zprostředkování a poradenství, jakož i dalších souvisejících služeb. Osobní údaje v tomto případě poskytuje klient zejména prostřednictvím příslušných formulářů (např. Záznam o schůzce, Profil klienta, Investiční dotazník apod.) a BC tyto osobní údaje klienta zpracovává z titulu zpracování nezbytného pro jednání o uzavření smlouvy, pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost klienta a následně pro splnění smlouvy. Zpracování osobních údajů klienta je nezbytným předpokladem poskytnutí služeb finančního a realitního zprostředkování a poradenství.
3.2 Plnění zákonných povinností: V souvislosti s poskytováním služeb finančního a realitního zprostředkování a poradenství vyplývá pro BC celá řada zákonných povinností, pro jejichž splnění je nezbytné zpracovávání osobních údajů klienta. Jedná se zejména o povinnosti související s oznamovacími povinnostmi vůči orgánům dohledu (například vůči ČNB), povinnosti dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financováni terorismu, archivační povinnosti apod. Poskytnutí osobních údajů klientem je pro tyto účely povinné a bez jejich poskytnutí by BC nemohl své služby poskytovat.
3.3 Oprávněné zájmy BC: Za určitých okolností může BC zpracovávat osobní údaje bez souhlasu klientů též pro své oprávněné zájmy, a to pokud převažují nad zájmy klientů na ochranu osobních údajů. Jde například o situace, kdy jsou osobní údaje zpracovávány pro účely vymáhání pohledávek, vnitřní administrativní účely, provádění analýz, vyhodnocování rizik, marketingové oslovování stávajících klientů s nabídkou dalších služeb BC atd.
3.4 Zpracování na základě souhlasu klienta: Pokud k tomu klient udělí souhlas, BC zpracovává osobní údaje klienta pro účely uvedené v takovém souhlasu (včetně např. zasílání obchodních sdělení obsahující nabídku služeb a produktů či newsletterů). Souhlas se zpracováním osobních údajů je dobrovolný a klient je oprávněn souhlas kdykoliv odvolat (viz dále).
3.5 Nahrávání telefonních hovorů: BC za účelem plnění svých zákonných povinností a ze svého oprávněného zájmu (za účelem zkvalitňování svých služeb) je oprávněn zaznamenávat telefonickou komunikaci s klientem. O tom, že je telefonní hovor nahráván, je klient vždy předem informován a klient je oprávněn tento postup odmítnout. Pokud si klient nepřeje, aby byl hovor nahráván, může využít jiný způsob komunikace s BC. Kopie záznamů telefonních hovorů jsou u BC ukládány po dobu 5 let a klient si jejich kopii může v této době kdykoliv vyžádat.
BC zpracovává osobní údaje klientů v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracovávány jsou zejména kontaktní a identifikační údaje, údaje získané z finanční analýzy prostřednictvím příslušných formulářů a další údaje nezbytné pro finanční plánování, včetně údajů vzniklých z činnosti BC. V nezbytném rozsahu dochází též ke zpracování osobních údajů jiných osob (např. rodinných příslušníků či zástupců), a to zejména v souvislosti s finančním plánováním. Rozsah zpracovávaných osobních údajů zároveň závisí na povaze poptávané služby ze strany klienta. Bližší informace o rozsahu zpracovávaných osobních údajů klientů jsou uvedeny v příloze č. 1 této Informace.
Dochází-li ze strany BC ke zpracování zvláštní kategorie osobních údajů (zejména údajů o zdravotním stavu v souvislosti s uzavíráním smlouvy o životním pojištění), je pro takové zpracování vždy vyžádán souhlas se zpracováním osobních údajů, neexistuje-li jiný právní základ pro zpracování takových osobních údajů.
Osobní údaje klientů jsou shromažďovány zejména osobami spolupracujícími s BC, kteří osobní údaje klienta získávají přímo od klientů při zpracovávání finanční analýzy. Jedním ze způsobů zpracování osobních údajů BC je též automatizované vyhodnocování (profilování) osobních údajů o klientech; při tom dochází též k vytváření odvozených údajů o klientovi. Toto je prováděno zejména s ohledem na účely oprávněných potřeb BC. S osobami spolupracujícími s BC je vždy uzavřena písemná smlouva upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké vyplývají z příslušných právních předpisů a jsou dodržovány BC. Vedle toho dochází obdobně též ke shromažďování osobních údajů zaměstnanci BC.
Kromě výše uvedeného dochází k získávání osobních údajů též:
(a) od třetích osob, které jsou oprávněny s osobními údaji klienta nakládat a předat nám je;
(b) z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy);
(c) z marketingových akcí a kampaní.
Způsob, kterým BC zpracovává osobní údaje klientů, zahrnuje manuální i automatizované zpracování v informačních systémech BC. Osobní údaje klientů jsou zpracovávány především zaměstnanci BC. Těm jsou osobní údaje klientů zpřístupněny v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji klientů, pouze však v nezbytném rozsahu a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření a právních předpisů.
V rámci poskytování služeb BC používá tzv. profilování neboli automatizované zpracování. Automatizované zpracování je takové zpracování osobních údajů, při kterém jsou používány výhradně automatické informační systémy. Profilování BC používá pro dokonalejší a rychlejší poskytování služeb. Automatizované procesy v rámci informačních systémů jsou využívány za účelem vyhodnocení konkrétních osobních podmínek klientů. Cílem profilování je poskytnutí kvalitní služby klientovi přesně na míru.
Při zpracování osobních údajů v informačních systémech dodržuje BC technicko - organizační bezpečnostní opatření doporučovaná normou ISO 27002.
Osobní údaje klientů jsou předávány třetím osobám, které se podílí na zpracování osobních údajů klientů, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem. Nevyplývá-li zmocnění k předání osobních údajů ze zákona, je před jakýmkoliv předáním osobních údajů klienta třetí osobě vždy s touto osobou uzavřena písemná smlouva upravující zpracování osobních údajů, která obsahuje odpovídající záruky pro zpracování osobních údajů.
6.1 Předávání nevyžadující souhlas
Pro účely poskytování poradenských služeb a plnění uzavřených smluv a dále pro plnění zákonných povinností je BC oprávněn nebo přímo povinen (tj. bez souhlasu klienta) předávat osobní údaje klienta:
(a) obchodním partnerům BC, jejichž finanční produkty nebo služby klient čerpá, přičemž tito partneři zpracovávají osobní údaje klienta jako samostatní správci (seznam obchodních partnerů BC je uveden v příloze č. 2);
(b) orgánům dohledu či jiným orgánům veřejné moci v souvislosti s plnění zákonných povinností (České národní bance, Finančnímu analytickému úřadu apod.);
(c) dalším subjektům, je-li to nezbytné pro vymáhání právních nároků BC nebo v souladu s oprávněnými zájmy BC (soudy, exekutoři apod.).
6.2 Předávání osobních údajů do zahraničí
Osobní údaje klientů nebudou předávány do třetích zemí (mimo Evropskou unii či Evropský hospodářský prostor).
BC zpracovává osobní údaje klientů pouze po nezbytnou dobu odpovídající účelu zpracování. Pokud osobní údaje klienta BC zpracovává současně pro více různých účelů, bude je zpracovávat, dokud neodpadne účel s nejdelší dobou zpracování. K účelu či účelům s kratší dobou zpracování však osobní údaje klienta BC přestane používat, jakmile tato doba zpracování uplyne. V této souvislosti obecně platí, že
(a) pro účely splnění zákonných povinností zpracovává BC osobní údaje po dobu stanovenou právním předpisem;
(b) pro účely poskytování poradenských služeb jsou osobní údaje zpracovávány po dobu čerpání produktů či služeb (zprostředkovaných) BC;
(c) pro účely oprávněných zájmů BC budou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání příslušného zájmu BC. Obecně platí, že osobní údaje budou pro účely oprávněných zájmů BC zpracovávány do uplynutí 5. kalendářního roku následujícího po ukončení čerpání produktů či služeb (zprostředkovaných) BC. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení, ve kterém budou řešeny vzájemná práva a povinnosti BC a klienta, však zpracování osobních údajů neskončí před pravomocným ukončením takového řízení;
(d) osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu klienta bude BC zpracovávat do doby, než udělený souhlas klient odvolá, popř. než uplyne doba, na kterou klient souhlas udělil.
Při zpracování osobních údajů ze strany BC mají klienti zejména níže uvedená práva. Na výkon těchto práv se nicméně vztahují určité výjimky, a proto nejsou tato práva uplatnitelná ve všech situacích. V případě, že klient uplatní svá práva a žádost klienta bude shledána oprávněnou, přijme BC požadovaná opatření bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce (v důvodných případech však může být tato lhůta prodloužena až o další dva měsíce).
(a) Právo na přístup k osobním údajům: Klient má právo získat od BC potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k zákonem stanoveným informacím. BC v takovém případě poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost klienta může BC účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů.
(b) Právo na opravu: Klient má dále právo na to, aby BC bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má klient právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
(c) Právo na výmaz („právo být zapomenut“): Klient má právo na to, aby BC bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného klienta týkají, a BC má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, klient odvolá souhlas a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování, klient vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, osobní údaje byly zpracovány protiprávně, osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnost nebo osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti. Právo klienta se neuplatní v případě, pokud je zpracování osobních údajů klienta nezbytné pro splnění právní povinnosti BC, pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků a v dalších případech stanovených nařízením.
(d) Právo na omezení zpracování: Klient má právo na to, aby BC omezil zpracování jeho osobních údajů, zejména pokud klient popírá přesnost osobních údajů, pokud subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování a v dalších případech stanovených nařízením.
(e) Právo na přenositelnost údajů: Klient má právo získat osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl BC, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Klient je oprávněn předat tyto údaje jinému správci, a to v případě, že zpracování (a) je založeno na souhlasu klienta nebo na uzavřené smlouvě a (b) provádí se automatizovaně. Při výkonu tohoto svého práva může klient požádat, aby jeho osobní údaje byly BC předány přímo druhému správci, je-li to technicky proveditelné.
Aniž jsou jakkoliv dotčena práva dle předchozího článku 8, BC dále odděleně upozorňuje své klienty na následující práva:
(a) Právo odvolat souhlas: V případě zpracování osobních údajů klienta na základě jeho souhlasu není klient povinen souhlas se zpracováním udělit a, udělí-li jej, je zároveň oprávněn tento svůj souhlas odvolat. Odvolání souhlasu má účinky jen do budoucna, nemá vliv na zákonnost zpracování osobních údajů ze strany BC realizovaného před odvoláním souhlasu.
V případě, že si klient přeje odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, může se obrátit na BC prostřednictvím:
V případě, že je souhlas odvolán formou uvedenou v bodě II. může BC zejména z důvodu jednoznačné identifikace klienta či ochrany jeho osobních údajů požadovat dodatečné odvolání souhlasu podle bodu I. tohoto odstavce.
Odvolání souhlasu by mělo obsahovat:
Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů klienta v případech, kdy není vyžadován klientův souhlas.
(b) Právo vznést námitku: Dochází-li ke zpracování osobních údajů klienta pro účely oprávněných zájmů BC, je klient oprávněn vznést proti takovému zpracování námitku. V takovém případě musí BC prokázat oprávněné zájmy takového zpracování, jinak zpracování osobních údajů ukončí.
Pokud se osobní údaje klienta zpracovávají pro účely přímého marketingu, má klient právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování svých osobních údajů pro tento marketing, na základě čehož dojde k bezodkladnému ukončení zpracování osobních údajů BC pro tyto účely.
Pokud se klient domnívá, že při zpracování jeho osobních údajů dochází k porušení příslušných právních předpisů, zejména nařízení, může se obrátit na dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: +420 234 665 111, web: https://www.uoou.cz/.
Tato Informace je platná a účinná ke dni 21. 5. 2018. Aktuální znění této Informace je uveřejněno na webových stránkách BC: www.bcas.cz a současně je dostupné v sídle BC a v obchodních místech BC.
1. Kontaktní a identifikační údaje: jméno, pohlaví, datum a místo narození, rodné číslo, číslo a doba platnosti průkazu totožnosti, adresa bydliště, státní příslušnost, u podnikajících fyzických osob IČO, adresa sídla, telefonní číslo, e-mail;
BC k autorizaci dokumentů využívá kromě běžného podpisu také biometrického a (prostého) elektronického podpisu klientů. V případě biometrického podpisu i (prostého) elektronického podpisu je použit za účelem identifikace a autentizace pouze jeho otisk - obrázek podpisu, který je na podepsaném dokumentu viditelný. U biometrického podpisu jsou samotné biometrické údaje podpisu zašifrovány a BC je tedy nezpracovává. V případě (prostého) elektronického podpisu žádné biometrické údaje nevznikají a BC je tedy nezpracovává, otisk - obrázek podpisu je pak propojen s podkladovým dokumentem. V případě (prostého) elektronického podpisu žádné biometrické údaje nevznikají a BC je tedy nezpracovává, otisk - obrázek podpisu je pak propojen s podkladovým dokumentem. V návaznosti na propojení otisku - obrázku podpisu s podkladovým dokumentem není podpis samostatný a oddělený.
2. Údaje získané z finanční analýzy: údaje o volném cash-flow klienta, potřebách zabezpečení a potřebách spoření k dosažení cílů stanovených klientem a další údaje.
3. Další údaje nezbytné pro finanční plánování: základní fyzické charakteristiky (věk), sociálně ekonomické a sociálně-demografické charakteristiky (manželství / partnerství, počet dětí, informace o bydlení a domácnosti, pracovní zařazení a zkušenosti, dovednosti, vzdělání, kvalifikace), údaje o životním stylu (návyky, trávení volného času), významné relevantní mezníky (tzv. cíle) života (stěhování, vzdělání dětí, spoření na důchod), údaje o využívaných finančních produktech, v případě zájmu klientů o investiční produkty jsou zpracovávány údaje z Investičního dotazníku (Test přiměřenosti a Test vhodnosti).
4. Osobní údaje vzniklé z činnosti BC: jedná se například o údaje vzniklé z komunikace (zejména telefonické a písemné) a interakce s klientem a další údaje.
5. Další údaje: jedná se například o údaje o zdravotním stavu v případě zájmu/zprostředkování životního pojištění.
Níže uvádíme společnosti, jejichž produkty a služby BC v rámci své podnikatelské činnosti nabízí. Vůči klientům jsou tyto společnosti v postavení správce osobních údajů.
Aktuální seznam těchto společností je uveřejněn na webových stránkách BC.